Polityka prywatności

Polityka prywatności

Klauzula informacyjna:
Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Online Arbitration S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Kazimierza Wielkiego 67 (dalej jako: OAC).
Dane osobowe będą przetwarzane przez OAC na podstawie art. 6 ust. 1 lit a), b) lub f) w rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)zależności od celu przetwarzania (szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w polityce prywatności OAC).
Dane osobowe mogą być powierzone przez OAC podmiotom trzecim świadczącym usługi na rzecz OAC, np. w związku z obsługą infrastruktury informatycznej, dane osobowe mogą być przekazywane poza obszar Unii Europejskiej, dane osobowe będą przetwarzane przez OAC przez okres przewidziany obowiązującymi przepisami prawa i polityką prywatności OAC.
Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, a także prawo do ich przenoszenia, Przysługuje państwu również prawo do wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych narusza przepisy.
Przekazane dane osobowe nie będą stanowiły podstawy do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.

Polityka prywatności Online Arbitration S.A.

 

1. Informacje ogólne

 
Niniejszy dokument, będący Załącznikiem nr 2 do Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną przez Online Arbitration S.A., a także Załącznikiem nr 2 do Regulaminu wykonywania funkcji Arbitra stałego sądu polubownego Online Arbitration Court, stanowi Oświadczenie o prywatności administratora Pana/Pani danych osobowych, którym jest Online Arbitration S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Kazimierza Wielkiego 67 (dalej: OAC), zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000540734, NIP 8971803496, kapitał zakładowy 250.000 zł, w całości opłacony.
OAC może zmienić Politykę o prywatności, aby utrzymać jego zgodność z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa lub odzwierciedlić sposób przetwarzania danych osobowych. Ta wersja została utworzona 1 maja 2018 r. Najnowsza wersja dokumentu jest dostępna na sadarbitrazowyonline.pl.
W tym Oświadczeniu o prywatności wyjaśniamy, jakie Pani/Pana dane osobowe zbieramy i w jaki sposób je przetwarzamy. Oświadczenie odnosi się do:  
  • wszystkich dawnych, obecnych i potencjalnych klientów OAC (przez dane potencjalnych klientów rozumieć należy dane osób, które wypełniły formularz rejestracyjny, ale nie zawarły jeszcze umowy z OAC, zgodnie z Regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną przez Online Arbitration S.A)
  • każdej osoby biorącej udział w procedurze arbitrażowej przed stałym sądem polubownym Online Arbitration Court – niezależnie od tego, czy robi to jako osoba fizyczna czy jako przedstawiciel osoby prawnej, dotyczy to także osób niebędących stronami postępowań (np. arbitrów, świadków, biegłych i innych);
  • osób, które nie są klientami OAC, np. osób do kontaktu dla klientów korporacyjnych (niebędących osobą fizyczną).
Dane osobowe odnoszą się do wszystkich informacji, które mogą nam coś o Panu/Pani powiedzieć lub które możemy z Panem/Panią powiązać. Szczegółowe informacje o kategoriach danych, jakie są przetwarzane przez OAC znajdują się w punkcie 2 niniejszego dokumentu. Przetwarzanie rozumiemy jako wszystko, co możemy zrobić z takimi danymi, np. ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, zmienianie, organizowanie, wykorzystywanie, ujawnianie, przekazywanie lub usuwanie. Udostępnia nam Pan/Pani swoje dane osobowe, gdy staje się Pan/Pani naszym klientem, rejestruje w Serwisie OAC, wypełnia formularz online, zawiera umowę, korzysta z naszych usług lub kontaktuje się Pan/Pani z nami za pośrednictwem jednego z naszych kanałów komunikacji. Korzystamy również z danych, które są zgodnie z prawem dostępne ze źródeł publicznych, w szczególności danych z Krajowego Rejestru Sądowego oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz podobnych rejestrów zagranicznych. Są to również dane, które - zgodnie z prawem - zostały nam dostarczone przez inne podmioty, w szczególności uczestników postępowań arbitrażowych.
Podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.U. UE L.2016.119.1 z dnia 4 maja 2016 r.), stosowane od dnia 25 maja 2018 r. (dalej Rozporządzenie).

2. Rodzaje danych, które zbieramy na Pana/Pani temat.

Dane osobowe, które zbieramy, obejmują:
  • Dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, adres, numer PESEL lub inny krajowy numer identyfikacyjny osoby fizycznej, adres e-mail, numer telefonu, obywatelstwo, dane podmiotów gospodarczych z którymi jest Pan/Pani powiązana w różny sposób (jako pracownik, wspólnik, członek organu, pełnomocnik itp.).
  • Dane dotyczące postępowań arbitrażowych, w którym Pan/Pani uczestniczy jako strona, świadek, biegły lub arbiter, w szczególności dane obecne w składanych pismach procesowych oraz powołanych dowodach.
  • Dane finansowe dotyczące rozliczeń między Panem/Panią a OAC.
  • Dane w formie audiowizualnej, takie jak nagrania z rozpraw prowadzonych w formie wideokonferencji, odbywających się w ramach postępowań arbitrażowych.
Nie utrwalamy danych wrażliwych, które odnoszą się do Pana/Pani zdrowia, pochodzenia etnicznego, przekonań religijnych ani politycznych, chyba że jest to bezwzględnie niezbędne. Jeśli to robimy, ogranicza się to do konkretnych okoliczności, np., jeśli w aktach postępowania arbitrażowego znalazłaby się dokumentacja medyczna.

3. Co robimy z Pana/Pani danymi osobowymi?

Przetwarzanie Pana/Pani danych odbywa się w zgodzie z prawem, ze względu na następujące cele:
Jeżeli jest Pan/Pani Użytkownikiem Serwisu:
  • Realizację umowy, w tym bieżące zarządzanie relacjami z klientami: podczas rejestracji konta użytkownika zbieramy informacje niezbędne do weryfikacji prawidłowości założenia konta oraz do kontaktu z użytkownikami. Podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych jest w tym przypadku art. 6 pkt 1 lit. b Rozporządzenia: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.  Poprzez realizację Umowy rozumie się również wykorzystanie danych użytkownika do przekazania ważnych informacji dotyczących działania Serwisu (np. informacje o czasowej niedostępności Serwisu).
  • Prowadzenie postępowań arbitrażowych: na potrzeby przeprowadzenia postępowania arbitrażowego zbieramy informacje dotyczące Pana/Pani związku z prowadzoną sprawą, w szczególności informacje dotyczące prowadzonej przez Pana/Panią działalności gospodarczej lub działalności gospodarczej podmiotów, z którymi jest Pan/Pani w jakikolwiek sposób powiązany/a. Podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych jest w tym przypadku  6 pkt 1 lit. d Rozporządzenia: przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą oraz art. 6 pkt 1 lit. f Rozporządzenia: przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.
  • Marketing: możemy wysyłać do Pana/Pani wiadomości e-mail lub wiadomości SMS z ofertą produktów lub usług gdy wyrazi Pan/Pani odpowiednią zgodę np. podczas rejestracji w Serwisie OAC lub przy rejestracji na newsletter na naszej stronie internetowej. Może Pan/Pani wycofać tę zgodę w każdej chwili.
Jeżeli jest Pan/Pani Arbitrem:
  • Podane dane osobowe wykorzystywane będą wyłącznie do tworzenia kont Arbitrów, weryfikacji ich tożsamości oraz w zakresie niezbędnym do zawarcia, realizacji, dokonania zmian lub rozwiązania umowy ramowej oraz prowadzenia postępowań arbitrażowych, w których Arbiter zasiada w Składzie Orzekającym. Poprzez realizację Umowy rozumie się również wykorzystanie danych Arbitra do przekazania ważnych informacji dotyczących działania Serwisu (np. informacje o czasowej niedostępności Serwisu).

4. Komu udostępniamy Pana/Pani dane i dlaczego?

Aby móc oferować najlepsze usługi, udostępniamy określone dane zarówno wewnętrznie, jak i poza OAC. Dotyczy to poniższych okoliczności.
a. Arbitrzy i inni użytkownicy Serwisu
Na potrzeby przeprowadzenia postępowania przed Sądem i rozstrzygnięcia sporu.
b. Organy państwowe
W niektórych przypadkach jesteśmy zobowiązani - zgodnie z przepisami prawa - do udostępniania Pana/Pani danych na rzecz podmiotów zewnętrznych, w tym:  
  • sądów w związku z prowadzonymi postępowaniami na potrzeby stwierdzenia wykonalności wyroku sądu polubownego Online Arbitration Court działającego przy spółce Online Arbitration S.A z siedzibą we Wrocławiu;
  • organów podatkowych, które mogą wymagać od nas przekazania informacji na temat postępowań, w których była Pan/Pani stroną;
  • organów wymiaru sprawiedliwości/ścigania, takich jak policja, prokuratura i sądy na ich wyraźne i zgodne z prawem żądanie.
c. Usługodawcy
Gdy korzystamy z usług innych usługodawców, udostępniamy wyłącznie dane osobowe, które są wymagane do danej usługi. Usługodawcy wspierają nas w takich działaniach, jak:  płatności elektroniczne, projektowanie i utrzymywanie narzędzi i aplikacji internetowych oraz działania lub wydarzenia marketingowe i zarządzanie komunikacją z klientami. We wszystkich takich przypadkach pilnujemy, aby osoby trzecie miały dostęp wyłącznie do tych danych osobowych, które są niezbędne do wykonywania określonych działań. Zawsze gdy udostępniamy Pana/Pani dane osobowe osobom trzecim (w tym w innych państwa), stosujemy niezbędne zabezpieczenia w celu ich ochrony. W tym zakresie OAC opiera się na:
  • właściwych umowach o powierzeniu przetwarzania danych osobowych,
  • standardowych klauzulach umownych przyjętych w ramach Unii Europejskiej (dotyczą one przekazywania danych przez podmiot w granicach Unii Europejskiej poza Europejski Obszar Gospodarczy celem zapewnienia zgodności z unijnymi przepisami o ochronie danych);  
  • umowie “EU-US Privacy Shield” (Tarcza Prywatności), która chroni dane osobowe przekazywane do Stanów Zjednoczonych.

5. Pana/Pani prawa i sposób, w jaki ich przestrzegamy

Przestrzegamy Pana/Pani praw do określenia, w jaki sposób przetwarzane są Pana/Pani dane osobowe. Prawa te obejmują:
  • Prawo dostępu do danych: Ma Pan/Pani prawo zwrócić się do nas, aby otrzymać zestawienie danych osobowych, które przetwarzamy.
  • Prawo do sprostowania danych: Jeśli Pana/Pani dane osobowe są nieprawidłowe, ma Pan/Pani prawo zwrócić się do nas o ich sprostowanie. Jeśli udostępnimy dane na Pana/Pani temat osobie trzeciej, a dane te zostaną później sprostowane, powiadomimy o tym również taką osobę trzecią.
  • Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania: Może Pan/Pani wnieść do OAC sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych z powodu prawnie uzasadnionych interesów OAC lub osób trzecich. Przeanalizujemy Pana/Pani sprzeciw i to, czy przetwarzanie Pana/Pani danych wywiera na Pana/Panią jakikolwiek niepożądany wpływ, który wymaga, abyśmy zaprzestali takiego przetwarzania.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania: Ma Pan/Pani prawo zwrócić się do nas o ograniczenie wykorzystania Pana/Pani danych osobowych, jeśli uważa Pan/Pani, że dane są nieprawidłowe, przetwarzamy dane niezgodne z prawem, OAC nie potrzebuje już takich danych, ale chce Pan/Pani, abyśmy je zachowali na wypadek roszczeń, sprzeciwił(a) się Pan/Pani przetwarzaniu przez nas Pana/Pani danych ze względu na prawnie uzasadnione interesy OAC i sprzeciw ten został uznany przez OAC.
  • Prawo do przenoszenia danych: Ma Pan/Pani prawo zwrócić się do nas o przeniesienie Pana/Pani danych osobowych bezpośrednio do Pana/Pani lub do innej organizacji. Dotyczy to danych osobowych, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany i za Pana/Pani zgodą lub na podstawie umowy zawartej z Panem/Panią. Jeśli jest to technicznie możliwe, przekażemy Pana/Pani dane osobowe.
  • Prawo do usunięcia: Może zwrócić się Pan/Pani do nas o usunięcie swoich danych osobowych, jeśli nie są nam już one potrzebne do celów, dla których dane zostały zebrane,  wycofuje Pan/Pani swoją zgodę na ich przetwarzanie i OAC nie ma innej podstawy przetwarzania,  sprzeciwia się Pan/Pani przetwarzaniu przez nas Pana/Pani danych do naszych prawnie uzasadnionych interesów, a nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione interesy przetwarzania danych i sprzeciw ten został uznany, lub w celu przesyłania spersonalizowanych wiadomości handlowych (w tym ostatnim przypadku zaprzestajemy przetwarzania danych w celach marketingowych), jeżeli OAC przetwarza Pana/Pani dane osobowe niezgodnie z prawem lub przepisy Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Unii Europejskiej wymagają, aby OAC usunął Pana/Pani dane osobowe.
  • Prawo do złożenia skargi: Jeśli uważa Pan/Pani, że przetwarzanie przez OAC danych odbywa się z naruszeniem Pana/Pani praw, możliwe jest wniesienie skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Ma Pan/Pani również prawo złożyć skargę kontaktując się z organem ochrony danych w swoim kraju.
Jeśli chce Pan/Pani wykonać swoje prawa, prosimy o kontakt. Można tego dokonać przez wysłanie wiadomości e-mail na adres dane@sadarbitrazowyonline.pl lub listu na adres siedziby OAC. Staramy się jak najszybciej odpowiadać na tego typu pytania. Jeśli będziemy potrzebowali więcej czasu, aby odpowiedzieć na Pana/Pani wniosek, poinformujemy Pana/Panią, ile jeszcze potrzebujemy czasu, a także podamy powody takiego opóźnienia. W niektórych przypadkach możemy zgodnie z prawem odrzucić Pana/Pani wniosek. W takim wypadku poinformujemy Pana/Panią w odpowiedni sposób o powodach odrzucenia wniosku.

6. W jaki sposób chronimy Pana/Pani dane osobowe

Aby chronić Pana/Pani dane, OAC stosuje polityki i standardy wewnętrzne. Takie polityki i standardy okresowo aktualizujemy, aby utrzymać ich ciągłą zgodność z przepisami i zmianami technologicznymi. W szczególności, a także zgodnie z przepisami prawa, stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (polityki i procedury, środki bezpieczeństwa IT itp.), aby zagwarantować poufność i integralność Pana/Pani danych osobowych, a także sposobu ich przetwarzania. Ponadto pracownicy OAC oraz Arbitrzy orzekający w postępowaniach arbitrażowych podlegają obowiązkom dotyczącym poufności i nie mogą niezgodnie z prawem ujawniać Pana/Pani danych osobowych.

7. Co może Pan/Pani zrobić, żeby ułatwić nam ochronę Pana/Pani danych?

Oto działania, które może Pan/Pani podjąć osobiście w celu zwiększenia ochrony Pana/Pani danych osobowych:

  • zainstalować oprogramowanie antywirusowe, oprogramowanie antyspyware i firewall oraz aktualizować takie oprogramowanie,  
  • zawsze wylogowywać się z Serwisu OAC niezwłocznie po zakończeniu pracy,
  • przechowywać hasła w ścisłej tajemnicy i stosować tzw. silne hasła, czyli unikać oczywistych kombinacji liter i cyfr.

8. Jak długo przechowujemy Pana/Pani dane osobowe?

Możemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których początkowo były one potrzebne, z uwzględnieniem obowiązków, jakie przepisy prawa nakładają na stałe sądy polubowne w zakresie archiwizacji akt postępowań arbitrażowych.

9. Kontakt z OAC

Jeśli chce Pan/Pani dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane, może Pan/Pani skontaktować się z nami, pisząc na adres: dane@sadarbitrazowyonline.pl lub wysyłając list na adres siedziby OAC.